What is IT Coordinators?

Process Guideline for IT Coordinators

Cat: ICT
Pub: 2006
#:0628a

06628u/18301r

What is IT Coordinators?

ITコーディネータとは？

小林寛三

Nov. 2006

0. Introduction:
1. Process & Project Management
1. Five Processes of Proect Management (IPECC)
2. IST-CQH-CRP Management:
2. Major techniques related to the five processes:
3. Communication:
   1. Essence of Communication activities
   2. Activity Phase of IT coordinators:
   3. Behavioral science:
   4. Johari Window:
   5. Principles of Leadership:
   6. Communication tool:
   7. 5 stages of Maslow's Law:
4. Monitoring and control, & GLOSSARY:

0. 序文:
1. プロセス＆プロジェクトマネジメント:
1. IPECC:
2. IST-CQH-CRP
2. ５つのプロセスにおける主な技法:
3. コミュニケーション:
1. コミュニケーション活動:
2. ITC の活動フェーズ:
3. 行動科学:
4. ジョハリの窓:
5. リーダーシップの原則:
6. コミュニケーションツール:
7. マズローの５段階:
4. モニタリング＆コントロール、用語集:

• This is an essence of guideline compiled for IT Coordinators as a basic concept to learn.
• The IT Coordinators Qualification System was established in 2001, getting recommendation of Industrial Structural Council for METI. It is aimed to promote IT-based management style for corporations in Japan.
• The essence of this guideline covers the knowledge architecture necessary for bridging IT and management know-how from the viewpoint of autonomous and neutral consultancy to support IT management of corporations.
• As of Sept. 2006, there are almost qualified 7,000 IT Coordinators in Japan; 75% are in-house ITCs, and 25% are independent ITCs.

• これはITコーディネータが、基本概念として学ぶべきガイドラインのまとめである。
• ITコーディネータ制度は、2001年に経済産業省の産業構造審議会の答申を得て、企業にとってITを活用した経営の在り方を推進するために設けられた。
• このガイドラインの本質は、ITと経営の橋渡しのために必要な知識体系をまとめて理解し、自律的かつ中立性なコンサルタントを通じて、企業のIT経営を支援することにある。
• 2006年９月現在で、全国でITCは約7,000名であり、内、75%は企業内ITC、残り25%は独立系のITCである。

Summary

要約

>Top 0. Preface:

• Most of the important concepts of these topics came from US. It is more suitable to understancd these concepts in English rather than in Japanese which might not be correct in traslation.
• It would be helpful to make English version of total explanation of the Process Guideline for ITC, because we can partiialy find corresponding original expression.

0. 序:

• このトピックの重要な概念はほとんど米国から来ている。これらの概念は、必ずしも正確でない日本語訳ではなく英語で理解するのが望ましい。
• ITCのプロセスガイドラインの全体が早く英語表記されることが正確な理解のためには役に立つはずである。部分的には相当する原本の表記を見つけることができるからである。

>Top 1. Process & Project Management:

• What is 'Process'?:
  A series of actions or functions bringing about a certain object or result.
• What is 'Project'?:
  • A planned undertaking or action requiring a certain product or service, usually have a start and an end.
  • A temporary endeavor undertaken to create a unique product or service. (Wiki)
  • A temporary activity characterized by having a start date, specific objectives and constraints, established responsibilities, a budget, a schedule, and a completion date. (DIR)
• Process & Project Management:
  To leverage the most suitable knowledge, technique, tool or methodology to fulfil the requirement or expectation of the principal or other stakeholders of the concerned project.
• Quintessence:
  To take optimal balance between the followings:
  • scope, schedule, cost and quality
  • preferred requirement and different expectations among stakeholders.
  • explicit requirement and implicit expectation.
• PMBOK=A guide to the Project Management Body of Knowledge: first published in 1996, and the latest PMBOK Ver.3 published in 2004.
  • PMBOK is unique to project management such as critical path and WBS (Work Breakdown Structure).
  • PMBOK configures the standard knowledge system beyond the industrial project management, aiming to establish common concept of project management & process.
  • PMBOK is basically not a performance basis to perform project management.
  • Base of ISO-10006
• PMBOK recognized 5 basic process groups (IPECC) and 9 knowledge areas typical of almost all projects:
1. Initiating
2. Planning
3. Executing
4. Controlling
5. Closing
• Processes overlap and interact throughout a project or phase:
1. Inputs (documents, plans, designs)
2. Tools & Techniques (mechanisms)
3. Outputs (document, products)
• 9 knowledge areas: (ISTCQHCRP)
  1. Project Integration Management
  2. Project Scope Management
  3. Project Time Management
  4. Project Cost Management
  5. Project Quality Management
  6. Project Human Resource Management
  7. Project Communications Management
  8. Project Risk Management
  9. Project Procurement Management
• Each knowledge area contains some or all the project management processes: (PSSSCC)
  1. Procurement Planning
  2. Solicitation Planning
  3. Solicitation
  4. Source Selection
  5. Contract Administration
  6. Contract Closeout
• PMI (Project Management Institute) developed PMBOK, and offers two levels of certification.
  • CAPM (Certified Associate in Project Management): is designed for project team members and entry level of project managers.
  • PMP (Project Management Professional): must satisfy continuing certification requirements. There are over 50,000 PMPs in 175 countries (as of 2006)
    

1. プロセス＆プロジェクトマネジメント:

• プロセスの定義:
  一定の目的を達成するために関連する業務を連結した業務のつながり
  
• プロジェクトの定義:
  • 独自の成果物またはサービスを創出するための有期活動
  • 開始日、特定の目的および制約、確立した責任、予算、予定、完了日を持つ一時的な行動
• プロセス＆プロジェクトマネジメント:
  プロジェクトの事業主体や他のステークホルダーの当該プロジェクトに対する要求や期待を充足するために、最適な知識、技術、ツール、技法を活用すること。
• 真髄：
  以下の間の最適のバランスをとること
  • 作業範囲、スケジュール、コストおよび品質間
  • ステークホルダー間の優先要求事項と異なる期待
  • 明示的な要求事項と暗黙の期待値
• PMBOK: A guide to the Project Management Body of Knowledge: 1996年３月出版。2004年にはPMBOK第三版出版
  • PMBOKは、クリティカルパスやWBS (最適なマネジメントレベルまで分解) などからなるプロジェクトマネジメント手法である。
  • PMBOKは、プロジェクトマネジメントの業界を超えた標準知識体系を定めて、プロジェクトマネジメントプロセスの共通概念、用語を設定する。
  • PMBOKは元来プロジェクトマネジメント業務を行う上の業務遂行基準ではない。
  • ISO-10006のベースである。
• PMBOKが規定するプロジェクトマネジメントの５つのプロセスと９つの知識分野:
1. 立ち上げ
2. 計画
3. 実行
4. コントロール
5. 完了
• プロセスはプロジェクトフェーズを通じて重複し関わり合う。
1. 入力：文書・計画・設計
2. ツール・技術：
3. 出力 (成果物)：文書、製品
• プロジェクトを実行するための９つのマネジメント計画:
1. 統合マネジメント
2. 範囲マネジメント
3. 進捗マネジメント
4. コストマネジメント
5. 品質マネジメント
6. 人材マネジメント
7. コミュニケーションマネジメント
8. リスクマネジメント
9. 調達マネジメント
• プロジェクト調達マネジメントは以下のプロセスを含む。
  1. 調達計画
  2. 引合計画
  3. 引合
  4. 発注先決定
  5. 契約管理
  6. 契約の完了
• PMI はPMBOKを制定
  • CAPM: プロジェクトメンバおよび初級管理者用
  • PMP: PMP資格。175ヶ国に5万人以上
    

• >Top Five Processes of Proect Management (IPECC):

• >Top IST-CQH-CRP Management:

• >Top
• Project Management by ITC requires to control and pursue priority and QCT (Quality, Cost, Time) to fulfill different needs of stakeholders as follows:
• Integration Management:
  1. Make and document consistent plan of the project, referring other major projects.
  2. Perform each activity of the project.
  3. Control and document various changes and adjustments.
• Scope Management:
  1. Decide and declare start of the project.
  2. Delineate the direction and document scope of the project.
  3. Classify into manageable components of output of the project.
  4. Document the agreed scope of the project.
  5. Control changes of scope of the project.
• Time Management:
1. Define the project activity to perform the result or output.
2. Define and document relevance of each activity.
3. Estimate start and period for each activity.
4. Make total time schedule, considering relevance, resource, and period.
5. Record the changes by reschedule.
• Cost Management:
1. Plan how much resources needed (human, facility, equipment, material)
2. Estimate budget of each resource.
3. Decide and distribute the budget to each activity level.
4. Control the changes by cost variation.
• Quality Management:
1. Define the target of quality is needed.
2. Estimate the total project to fulfill the target quality.
3. QC (Quality Control) of output of the project, and make clear causes of the improper output.
• Human Resources Management:
  1. Plan and document the function, responsibility, and reporting rule and route, then allocate human resources.
  2. Secure necessary human resources.
  3. Train human resources for upskilling.
• Communication Management:
  1. Clarify who, when and how to inform each stakeholder.
  2. Furnish the information timely to each stakeholder.
  3. Collect and provide necessary information of the project regarding status-quo, progress report, etc.
  4. Report officially about completion of the project.
• Risk Management:
  1. Plan the method of risk management.
  2. Clarify and document of possible risk which may affect or threaten the project.
  3. Risk assessment: analyze each risk in order.
  4. Estimate probability and impact by each risk.
  5. Plan to avoid or mitigate the risk.
  6. Monitor & control of the risk.
• Procurement Management:
  1. Plan the scope and policy of procurement.
  2. Make RFP.
  3. Get quotations from vendors.
  4. Analyze the quotations and decide the vendor.
  5. Contract Management: make and control the contract.
  6. Acceptance Inspection: insect and check the performance and settle the payment.

• ITCによるプロジェクト管理は、ステイクホルダー毎に異なる優先順位やQCTを評価しながら実行する。
• 統合マネジメント:
  1. 他の主要プロジェクトを参照しながら、一貫性のあるプロジェクト計画を立案し文書化する。
  2. プロジェクトを実施遂行する。
  3. 様々な変更の統制・超世知を図り記録する。
• 範囲マネジメント:
1. プロジェクトの開始を決めて宣言する。
2. プロジェクトの方向性を定め、範囲を記録する。
3. プロジェクトの成果物を管理しやすいように詳細分類する。
4. 合意したプロジェクトの範囲を記録する。
5. プロジェクトの範囲の変更を管理する。
• 進捗マネジメント:
1. プロジェクトの活動を定義し、成果物を生成する。
2. 各活動の関連性を定義し文書化する。
3. 各活動の開始と期間を見積もる。
4. 関連性、資源、期間を勘案し全体スケジュールを策定する。
5. スケジュール変更管理
• コストマネジメント:
1. 各活動に必要な資源（人・設備・機材・資材) を計画する。
2. 各資源の予算を見積もる。
3. 各活動の予算を策定し配分する。
4. コスト変更管理：実行予算を管理する。
• 品質マネジメント:
1. どの品質基準が適切か決める。
2. 各目標の品質基準を満たすためにプロジェクト全体を評価する。
3. プロジェクトの成果物のモニターし、基準未達成の場合の原因究明を行う。、
• 人材マネジメント:
1. 役割、責任権限、報告のルールとルートを計画し文書化する。また人材の配置を決める。
2. 必要な人材を確保する。
3. 人材のスキル向上のための訓練を実施する。
• コミュニケーションマネジメント:
1. ステイクホルダー毎に誰がいつどのように報告するのか明示する。
2. 各ステイクホルダーにタイムリーに必要な情報を収集して提供する。
3. プロジェクトの完了を正式に報告する。
• リスクマネジメント:
1. リスク管理を方法を計画する。
2. プロジェクトに影響・脅威を与え得るリスクを明確にし文書化する。
3. リスクアセスメント：リスクを分析し影響度を順序づける。
4. リスク発生の可能性と影響度を産出する。
5. リスク対応計画：リスクを回避あるいは低減化を図る。
6. リスクのモニタ＆コントロール
• 調達マネジメント:
  1. 調達の範囲と方針を策定する。
  2. 提案依頼書を策定する。
  3. ベンダーからの引き合いを要請する。
  4. 引き合いを比較しベンダーを決定する。
  5. 契約管理：契約を作成し管理する。
  6. 検収：達成状況を検査し、支払を実施する。

>Top 2. Major techniques related to the five processes (５つのプロセスにおける主な技法):

>Top 3. Communication:

• Definition:
  • "Communication": The exchange of thought, messages, or information, as by speech, signals, writing, or behavior. (AHD)
  • Communication is a process of negociation.
  • As a framework:
    PRAM= Planning, Relation, Agreement, Maintenance.
  • As an interaction: DDP = Dialogue Decision Process
  • Subject is always an individual. Thus 'communication skills' are needed.
• Meta-frame "PRAM":
  1. Total Planning:
  • Clarification of object or target
  • Preunderstanding of the other party's object or target
  • Confirmation of non-understanding items
  • Planning how to attain the disagreement
  • Acceleration of understanding how to adjust mutual disagreemnt
  • Solution process how to attain agreement
  2. Relation Planning:
  • Planning how to keep relationship according to closeness.
  • Formation of trust
  • Development of personal relationship
  3. Agreement:
  • Confirmation of the other party's object or target
  • Preunderstanding of the other party's non-understanding.
  4. Maintenance of relation:
     • Review and feedback
     • Maintenance of relation

3. コミュニケーション:

• 定義:
  • コミュニケーションとは、交渉・折衝のプロセス
  • フレームワークとしてのPRAM (Planning, Relation, Agreement, Maintenance)
  • 相互作用としてのDDP (Dialogue Decision Process)
    
  • コミュニケーションの主体は個人プロセス。従って、コミュニケーション・スキルが必要となる。
• メタフレーム「PRAM」
  1. 全体のプラニング:
  • 目的目標の明確化
  • 相手の目的目標の予期予測
  • 事前理解内容・未理解内容の予測検討
  • 事前合意領域・不一致領域の予測検討
  • 未理解内容の理解促進策の検討
  • 不一致領域を調和させる解決策の検討
  2. リレーションの計画と形成:
  • 親密度の段階に応じたリレーション計画
  • 信頼感の形成計画
  • 個人的関係の発展計画
  3. アグリーメント:
  • 相手の目的目標の確認
  • 事前理解・未理解内容の確認
  • 事前合意・不一致領域の確認
  • 未理解内容促進計画の立案と合意
  • 不一致領域の調整するための対話プロセスの立案と合意
  • その他の相違点の共同解決プロセス立案と合意
  4. 関係の維持:
     • 見直しとフィードバック
     • 関係維持

>Top Essence of communication activities:

• >Top Activity Phase of IT coordinators:

• Phased of Project Management	Output
  Corporate Strategy	Corporate Strategy Planning Report Process Improvement Plan
  IT Strategy	IT Strategy Planning Report IT Strategy Execution Report
  IT Resources procurement	REI (Request for Expression of Interest), RFP IT Introduction Plan
  IT Introduction	Monitoring of Q/C/T of the project
  IT Service utilization:	SLA Monitoring of operation

• >Top Behavioral science:

>Top Johari Window:

• 	Known to self	Not knwn to self
  Known to others	・Open ・開かれた窓	・Blind ・気付かない窓
  Not known to others	・Hidden ・隠された窓	・Unkown ・暗い窓

  named after the first named of its inventors, Joseph Luft and Harry Ingham: It is an useful models describing the process of human interaction.
• A four paned window divides personal awareness into four different types: open , hidden, blind, and unknown.
• "Open windows": I know about myself, and you know about me. When I first meet a new person, the size of the opening window is not very large, since there has been little time to exchange information.
• "Blind windows": You know about me, but I am unaware of. You may notice that eye contact seems to be lacking. You may not say anything, since you may not want to embarrass me, etc. How can I learn more about myself? I may notice a slight hesitation on your part, and perhaps this may lead to a question.
• "Hidden window": I know about myself, and you do not know. As we get to know about trust each other, I will then feel more comfortable disclosing more intimate details about myself. (Self-disclosure)
• "Unknown window": Neither I know about myself, nor you know about me. For example, I may disclose a dream that I had, and we we both attempt to understand its significance, a new awareness may emerge, known to either of us before the conversation took place. Being place in new situations often reveal new information not previously known to self or others.

>Top Principles of Leadership:

1. Be technically proficient:
   As a leader, you must know your job and have a solid familiarity with your members' tasks.
2. Take responsibility for your actions:
   Search for ways to guide your organization to hew heights. And when things go wrong, do not blame others. Analyze the situation, take corrective action, and move on to the next challenge.
3. Make sound and timely decisions:
   Use good problem solving, decision making, and planning tools.
4. Set the example:
   Be a good role model for you members. They must not only hear what they are expected to do, but also see. We must become the change we want to see.
5. Know your people and look out for their well-being:
   Know human nature and the importance of sincerely caring for you members.
6. Keep your members informed:
   Know how to communicate with not only them, but also seniors and other key people.
7. Develop a sense of responsibility in your members:
   Help to develop good character traits that will help them carry out their profession responsibilities.
8. Ensure that tasks are understood, supervised, and accomplished:
   Communication is the key to this responsibility.
9. Train as a team:
   Although many so called leaders call their organization, department, section a team; they are not really teams. They are just a group of people doing their jobs.
10. Use the full capabilities of your organization:
    By developing a team spirit, you will be able to employ your organization, department, section to its fullest capabilities.

>Top Leadeship Framework:

1. Be a professional; be loyal to the organization, perform selfless service, take personal responsibility.
2. Be a professional who possess good character traits; honesty, competence, candor, commitment, integrity, courage, straightforwardness, imagination.
3. Know the four factors of leadership - follower, leader, communication, situation.
4. Know yourself; strengths and weakness of your character, knowledge, and skills.
5. Know human nature; human needs, emotions, and how people respond to stress.
6. Know your job; be proficient and be able to train others in their tasks.
7. Know your organization; where to go for help, it climate and culture, who the unofficial leaders are.
8. Do provide direction; goal setting, problem solving, decision making, planning.
9. Do implement; communicating, coordinating, supervising, evaluation.
10. Do motivate; develop moral and esprit in the organization, train, coach, counsel.
    

>Top Communication tools:

>Top Stages of Maslow's law: (マズローの欲求５段階)

• For mutual understanding: 相互理解のコミュニケーション・ポイント：

>Top 4. Monitoring and control:

• Monitor > Monition = A formal order from a bishop or an ecclesiastical court to reframe from a specified offense.

4. モニタリング＆コントロール:

• Monition: 特定の異教行為を正すための司教あるいは宗教裁判所からの召喚

GLOSSARY

プロジェクトが要求、仕様、標準、手続、指示、契約条件等を満たしていることの確認

ソフトウェアによって生成され、または得られる組織の技術および管理上の要求仕様に瑕疵がなくユーザニーズに合致していることを組織が決定するプロセス。このSQAは、組織にとっては、その製品サービスが最善のものであることを保証する組織的慣行でなければならない。

Comment

• PGL (Process Guideline) is the essence of IT Coordinators.
• But it is only the base of approach: proper application must be learned through lots of practice and edurance.

• プロセスガイドライン (PGL)はITコーディネータの要諦である。
• しかし、それは単なる基礎に過ぎない。適切な応用は多くの実践と忍耐を通して学ばねばならない。