わいわい、がやがや
トップの決断1
社内推進者の選定と組織化2
システム整備のための調査
文書化前の整理1
文書化への着手
品質マニュアルの作成
システムの運用
審査
継続的な運用 |
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次に述べる認証取得のステップは一つの事例です。
経過途中では、企業やコンサルタントの考えで幾分変わるとお考え下さい。
自社の企業の経営状況については経営者が最もよく知っています。経営者自らが「ISOの認証取得をいつまでに実現する」と宣言し、先頭に立たなければ、中小企業の場合、
認証取得は難しいと思います。
何のために取得するのか、経営者はよく熟慮しましょう。----会社として、経営体質の強化を狙うのか、そのためには意思統一ができるように、まずシステム
の整備と運用を目指す必要があるとか
、いや当面はクレームの撲滅だとか。
必ずしも、ISOを認証取得したからといって、すぐに経営者の狙いが実現できるわけではありませんが目的意識が不明確では、真に役立つシステムは生まれてきません。 |
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まず、ISO認証取得のために組織体制を構築する必要があります。全体の推進責任者(品質管理責任者)を選出し、次いで各部門の責任者を決めます。委員会組織で運営するのか、職制でカバーするのか、よく話し合いましょう。
トッブの意向を受けて、取得の目的・範囲の明確化、コンサルタントとの契約、スケジュールの設定など、綿密に検討します。
推進責任者の下に事務局を置くことも大切です。
社内全体の品質マネジメントシステムのとりまとめ、文書全体の整備等、推進責任者は事務局を最大限に使って整備していきます。 |
社内にどんな文書や記録があるのか、仕事はどのような手順によりなされているのか、フローチャートを作り、整理
します。また、社内のユーティリティ(電気・ガス・水道)や設備・備品・車両について台帳を作り整理しましょう。供給者(アウトソース先・外注業者)についてもまとめておきます。
また、内部監査員の養成に取り組む必要があります。
内部監査員は、主として社内で作ったシステムが各部門で、確実に行われているか、監査を担当します。
内部監査員の養成には、外部のISO教育研修機関やコンサルタントにお願いします。また、社内でISO9001の規格を理解するための勉強会も
開始しましょう。 |
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ISO9001規格に添って文書体系を整理します。品質マニュアルに管理規定・手順書はどの程度盛り込むのか、帳票類は規格に照らし抜けはないか、文書と記録の管理規定は一緒に
作成するべきか否か等、検討します。この段階ではコンサルタントの考えを聞き参考にしましょう。
必要最小限の文書体系を目指すことがポイントになります。 |
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ISO９００１規格の要求に従って、規定・手順書・帳票類を整理し、規格上不足しているもので、容易にできるものから順次作成していきます。必ずしも品質マニュアルとの整合性を狙って、完璧をきす必要はありません。こ
のステップでは品質マニュアル以外の文書・記録類を整備するという点に重点を置きましょう。 |
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いよいよ品質マニュアルの作成に取りかかります。品質マニュアルは企業の基本となる文書(憲法のようなもの)ですから、ISO９００１の規格を十分マスターした上で、自社の文書システムを構築する必要があります。また、
各種規定や記録類との整合性を確保することも大切です。この段階で、すべての文書の矛盾や抜けを発見したらどんどん改訂していきます。
ひととおりできたら、更により良いものにするためにコンサルタントに見てもらったり、少なくとも、ISO９００１の規格をマスターした専門家に相談することをお奨めします。 |
品質マニュアルによる運用を開始します。
まず、品質マニュアルの勉強会を開催し、自社の品質マネジメントシステムの内容を従業員全体に理解してもらうようにします。また、経営者による品質方針、各部門の品質目標を掲げ、挑戦してもらうように啓蒙します。更に、内部監査員による監査を計画的
を実施します。当然、規格が守られていなかったり、規格を運用してみて、不都合な点が生じたりします。どんどん改訂し、より良い品質マネジメントシステムに仕上げていきます。また、本審査を受審する前にマネジメントレビューは１回は実施しておくことが
大切です。
システムの運用開始前には、審査機関を選定し、審査の日取りを決めておくことが肝要です。
審査機関の選定については、
既にISOを認証取得した同業他社からの情報を入手し、規格の解釈だけに重点を置くのではなく、業界や中小企業の実態を理解している審査機関にお願いするのがベターです。また、コンサルタントに相談されること
もお奨めします。 |
審査には、文書審査、予備審査、本審査があります。予備審査は企業側の判断で、省略することも可能です。しかし、審査機関の中には、文書審査と予備審査を兼ね
ているようなところもあり、受審を決めたら受審しようとする審査機関にお尋ねすることをお奨めします。
いずれにしても、文書審査と本審査は必ずあると理解しましょう。
■文書審査-----ISOの規格に基づき、品質マニュアル、規定、手順書、帳票類の内容を確認し、
適合性をチェックします。不適合があれば是正処置を求められます。
■本審査 -----作成された文書システムに基づき、運用がなされているかをチェックします。
運用に不適合があれば、是正処置を求められます。
審査に合格したならば審査機関から認証登録がなされます。 |
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認証登録がなされたら、これで終わりというわけにはいきません。６ヶ月、あるいは１年後に継続審査(サーベイランス)があります。初めての認証取得は、初めて車の免許証をもらい、初心者マークをつけて運転する
ようなものです。品質マネジメントシステムが、しっかりと企業に根ずく為には、まだ十分ではありません。自社の弱い箇所を
みつけ強化していくことが大切です。企業内外のコミュニケーションの充実、内部監査の実施、マネジメントレビューを通して、是正処置・予防処置を実施し、管理のサークル(PDCA)をまわすことが大切です。
認証取得をしたらコンサルタントの活用も、これで終わりということでなく、、引き続き上手に活用し、自らの企業の発展のために真に生きたシステムとして仕上げてい
くことが求められます。認証取得は、次に踏み出す一歩に過ぎません。 |
我、第一の関門を突破せり。  以上
追伸：何か疑問がありましたら、遠慮なくメールください。わかる範囲でお答えします。
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